Cette page est dédiée à la direction et fournit des conseils, bonnes pratiques et points essentiels à ne pas oublier pour diriger un séjour.

➡️ Avant le séjour

🎯 Faire avant toute chose ces 3 tâches :

• Priorité 1 : Recrutement de l'équipe : compétente et équilibrée (mixité, expérience, profils complémentaires).
• Priorité 2 : Rédaction du projet pédagogique : à transmettre aux animateurs & structure.
• Priorité 3 : Fixer dates de réunion d'équipe (au moins 1 mois avant le départ) - Présenter le PP et & PowerPoint dédié.

✅ Todo d'avant séjour :

• Demander un petit texte + photo de présentation de l'animateur pour le projet pédagogique
• Demander de compléter document drive partagés (diplôme + carte vitale + vaccination + photo) -> vérifier que nom/prénom visible sur les vaccins
• Demander contact d'urgence aux animateurs.
• Préparer carnet anim (Carnet + stylo + QR code du drive de la colo + liste jeunes en petit format collée dedans).
• Préparer carnet de voyage pour les jeunes (avec planning + place pour appréciation).
• Préparer passeport à imprimer.
• Préparer enveloppe + fiche de suivie argent de poche (si -12 ans).
• Préparer trombinoscope des animateurs (noms, rôles, autre intervenant sur le séjour (cuisto, prestataires...)).
• Confirmer l'organisation des transports & convoyages.
• Imprimer documents suivants en plusieurs exemplaires : Liste jeunes, Planning brouillon.
• Prévoir des étiquettes papiers si préados au cas où ils se perdent (avec mon numéro + animateurs).
• Prévoir fiche type de sortie au cas ou J&S avec moyen de contact.
• Prévoir les différentes affiches obligatoires & non obligatoires.
• Contacter office de tourisme de la ville pour les transports en commun et/ou événements.
• Contacter les partenaires (propriétaires centre, prestataires d'activités, fournisseurs si itinérant...).
• Prendre les rendez-vous (pour récupérer le véhicule loué, le matériel, pour l'ouverture de la maison avec le propriétaire, l'arrivée sur un camping…).
• Mettre un message sur le blog pour les parents en amont du séjour (voir rubrique dédié ci-dessous).
• Vérifier la réception de toutes les fiches sanitaires + attestations savoir-nager + autorisations de sortie du territoire français (si étranger).
• Vérifier que tous les documents de la rubrique « à présenter au contrôle J&S » sont présents.
• Faire la liste des traitements de ceux qui en ont.
• Saisir animateurs sur le TAM.
• Prévoir une mascotte pour les photos du blog.
• Envoyer l'inventaire aux anims (que l'organisme envoie aux jeunes).
• Compléter la fiche avec numéro de téléphone obligatoire les plus proches. (voir rubrique dédié en dessous)
• Mettre en place le cahier d'infirmerie.
• Faire le planning des rôles des animateurs chaque jour :
• A : Congé
• B : Repos compensateur (gère affichage du planning)
• C : Anim réveil + balayeur
• D : Anim de nuit (+ rangement veillée et tout ce qui pourrait traîner)
• E : Anim de repas + check liste appel petit dej

➡️ Pendant le séjour

📢 Jour d'arrivée

• Message sur le blog pour signaler l’arrivée.
• Registre de présence à envoyer le jour d'arriver
• Vérifier que les régimes spécifiques (végétarien, sans porc, allergies, etc.) ont bien été transmis et pris en compte par la restauration.
• Faire une fiche de sortie en assemblant 2 feuilles A4 (avec info dispo en dessous).
• Rappeler les règles de vie & infos logistiques aux jeunes.
• Mettre un thermomètre dans le réfrigérateur et dans le congélateur si gestion libre
• Faire signer aux anims contrats de travail et l'envoyer à l'organisme
• Réaliser entretien début de séjour avec anim (+ prévoir date entretien mi-séjour)
• Gestion de l'affichage qui restera tout le séjour (Voir ici) + affichage journalier (Voir ici)
• Faire les inventaires (⚠️Vérifier casquette/bob, gourde (ou de quoi en acheter), et crème solaire)
• Définir un coin fumeur : Interdiction de fumer pour les enfants et les majeurs dans tout ce qui appartient au centre, intérieur comme extérieur donc coin fumeur sur la voie publique. (sauf si zone dédiée dans le centre)
• Se renseigner sur le point de rassemblement en cas d'incendie
• Faire enregistrer numéro tel de la permanence de l'organisme aux anim + des secours alentours
• Faire un tour du centre avec les jeunes & les anims notamment sur le point de rassemblement
• Présenter aux anims ou se trouvent fiches sanitaires imprimés (Demander à l'AS de les classer par sexe et par ordre alphabétique)
• Réaliser l'exercice incendie dans les trois premiers jours, en chronométrant le temps d’évacuation (à organiser avec le gestionnaire du centre). Inscrire le résultat dans le registre de sécurité avec ta signature, sauf si cette tâche est effectuée par le gestionnaire du site, auquel cas c’est lui qui signera.
• Vérifier sur le registre de sécurité date validiter extincteur
• Vérifier que les issues de secours sont accessibles et dégagées : ouvrir la porte de l’intérieur pour s’assurer de son bon fonctionnement, puis vérifier qu’elle se referme correctement et qu’il est impossible d’entrer depuis l’extérieur.
• Sensibiliser & informer les anims si jeune en situation de handicap (type de comportement à adopter etc...)
• Vérifier si chaque médicament des enfants, à l'arrivée au centre, n'est pas périmé et si il a une ordonnance (sinon appeler parent et demander envoie mail). Mettre medoc dans le frigo si c'est obligatoire
• S’assurer que le local de l’infirmerie peut être fermé à clé et que celle-ci reste inaccessible aux enfants afin d’empêcher tout accès non autorisé.
• Vérifier que chaque enfant possède un sac de linge sale & sac de couchage/drap
• Si il y a des issues de secours à coté de chambre, mettre des adultes si possible ou pas loin. (Interdiction aux enfants de moins de 6 ans de dormir sur un lit superposé + Interdiction de rajouter un lit dans une chambre conformément au rapport de la commission de sécurité + Mixité autorisée avant 6 ans, doit le permettre après (mais pas obligation).)
• A récupérer auprès des jeunes : voir tableau ci dessous
• Dire aux jeunes de jeter leurs pique-nique du convoyage

🕒 Quotidien

MATIN

• Courrier reçu ?
• Emargement du matin (registre de présence)
• Relevé température frigo
• Traitement p'tit dej ?

APREM

• Traitement repas du midi ?
• Préparer la réunion du soir.
• Faire le blog
• Vérifier avec les prestataires les activités du lendemain si tout est ok
• Lien avec la permanence séjour (référent pédagogique de l'organisme)
• Vérifier propreté des chambres, sac de linge sale se remplie etc...

SOIR

• Traitement repas du soir ?
• Relevé température frigo lors du dernier repas
• Compléter & signer le cahier d'infirmerie en équipe
• Préparer l'annonce de la journée du lendemain. (Voir ici)
• Gestion de l'affichage journalier (Voir ici)
• Compléter planning activités demander par l'organisme en équipe (doc numérique & affichage)
• Récupérer tous les tickets de caisse du jour
• Compléter doc de dirlo (compta + blog)
• Prévoir check up journée du lendemain + voir si météo est ok
• La nuit, avant le coucher du dernier adulte, vérifier qu'aucun étranger ne peut pénétrer dans la cour et dans les bâtiments. (C'est la loi) sauf si il y a un accueil de nuit permanent.

🚌 Jour départ

• Envoyer le questionnaire de satisfaction (organisme + perso)
• Demander aux anims le petits carnet enfant (appr. + planning)
• Entretien bilan avec anim + lecture appréciation si stagiaire
• Registre de précence à compléter et renvoyer le jour J du départ

➡️ Après le séjour

• Organiser un bilan d'équipe : ce qui a bien fonctionné, points d'amélioration, voir si les objectifs pédagogique ont été atteints.
• Envoyer le questionnaire de satisfaction personnel (si pas déjà fait).
• Faire petit carnet bilan du jeune (avec planning + appréciation enfant).
• Envoyer tous les documents de la rubrique dédiée.
• Demander à l'organisme relevé de compte de la carte bleue du séjour pour checker avec la compta si ok.

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📱 Premier Message blog en amont du séjour

• Présenter équipe d'animation (noms, rôles, mini-présentation)
• Présenter centre de vacances (structure, chambres, environnement)
• Présenter activités prévues (planning général du séjour)
• Informations pratiques (effectif, âges, configuration des chambres)
• Adresse du centre pour les futurs courriers postales
• Présenter fonctionnement du petit passeport des activités
• Rappel trousseau (gourde, crème solaire, tenue adaptée aux acti, produit moustiques, timbres pour les futurs cartes postales)
• Annonce matos facultatif à apporter si soirée incroyable talent/cabaret et soirée à thème pour la boom
• Pour séjours à l'étranger : rappel documents (autorisation sortie territoire, copie CNI parent signataire)
• ⚠️ Ne jamais indiquer les horaires et lieux de rdv en gare sur le blog !

📁 Documents à présenter lors d’un contrôle Jeunesse & Sports

• Projet éducatif & pédagogique.
• Fiche sanitaire de chaque jeune (complète et signée).
• Liste émargée des jeunes présents au jour le jour.
• Registre d’infirmerie/de soin à jour.
• Copies des diplômes/contrats/vaccination BAFA/BAFD ou équivalents de l’équipe (surtout SB et AS).
• Attestations d'aisance aquatique/de savoir nager pour les activités aquatiques.
• Registre de sécurité du batiment/savoir ou le trouver.
• Assurance du séjour (Responsabilité Civile, Individuelle Accident, etc.).
• Récépisser de déclaration du TAM.
• Planning des menus.
• Copie du Procès Verbal de la dernière visite de la comission de sécurité de l'ERP (Établissement Recevant du Public).
• Récépissé du service vétérinaire (reglementation HACCP).
• L'avis de PMI (Protection Maternelle et Infantile).
• Dossier technique amiante.

📄 Documents à retourner à l'organisme

Par mail :

• Fichier excel de comptabilité
• Inventaire matériel complété
• Registre de présence des jeunes
• Bilans du séjour (envoyé par l'organisme)
• Planning d'activités réel détaillé
• Grille des menus
• Appréciation pour les stagiaires bafa

En physique :

• Cahier de comptabilité
• Cahier d'infirmerie
• Questionnaire de satisfaction
• Enveloppe des frais médicaux + ordonnance si passage à l'hosto
• Carte bleue & reste de caisse (en €)

⚽ Métaphore du match du foot

• Comparer la colo à un match de foot aide à remettre du collectif.
• Les animateurs = les joueurs, les enfants = l’équipe adverse (le défi du jour), les parents = le public, l’entraîneur = le dirlo, les sponsors = organisme, et le ballon = l’ambiance, l’arbitre = les règles et le projet pédagogique.
• Quand tout le monde joue ensemble, le ballon circule bien ; quand chacun joue perso, le match se perd.
• Carton jaune collectif → On ne sanctionne pas un joueur, mais l’équipe doit se ressaisir.
• Temps mort / mi-temps → On souffle, on débriefe, on ajuste, et on repart ensemble.
• Remplaçants → Parfois il faut se reposer pour mieux rejouer, ce n’est pas un échec.
• But contre son camp → Quand on critique sans construire, on marque contre notre propre équipe.
• Fair-play → Même si les règles sont contraigantes, on respecte le jeu.

📌 Affichages obligatoires

• Planning d’activités visible pour les jeunes.
• Planning des Menus.
• Affichage chambre des jeunes/anim/direction avec le prénom (sans le nom !)
• Affichage infirmerie (avec les horaires !)
• Interdiction de fumer/vapoter
• Tableau des services/congés
• Consigne plan évacuation
• AS de service si plusieurs AS
• Liste des numéros utiles :
  • SAMU (15)
  • Pompier (18)
  • Police (17)
  • Urgence Européenne (112)
  • Numéro vert - Enfance en danger (119)
  • Numéro vert - Non au harcèlement (3020)
  • Directeur du séjour
  • Animateur AS / Référent sanitaire
  • Organisme organisateur
  • Médecin de garde référent (via police locale)
  • Centre hospitalier
  • Pharmacie la plus proche
  • Centre anti-poison
  • Service départemental à la jeunesse, à l'engagement et aux sports (SDJES)
  • Mairie
  • Service vétérinaire (Hygiène alimentaire - HACCP)
  • Urgence Gaz / Électricité

📁 Affaires anim lors d'un déplacement :

OBLIGATOIRE

• Trousse de secours
• Fiches sanitaires des jeunes qui partent
• Liste & nb de jeune qui partent
• Gourdes ou réserve d’eau
• Téléphone chargé & allumé
• Liste des allergies/médicaments/traitement des enfants concernés
• Vérifier que les jeunes aient le matos nécéssaire ! (maillot de bain + crème solaire + lunette + casquette + gourde + pique nique + vêtement de rechange avec sac affaire mouillées + pas d'objet de valeur)
• Remplir le formulaire de sortie (heure départ/retour (estimé), destination, parcours, moyen de transport, nombre de jeunes, liste des jeunes), le prendre en photo et l'envoyer dans le groupe WhatsApp avant le départ

OPTIONNELLE

• Goûter & sac poubelle

👥 Composition de l'équipe d'animation :

• ≥ 50% d'animateurs diplômés (BAFA, BAFD ou équivalent).
• ≤ 50% de stagiaires en formation (ex. : BAFA en stage pratique).
• ≤ 20% de personnes non qualifiées.

🖨️ A imprimer

• Passeports des jeunes
• Fiches sanitaires des jeunes
• Carnet de voyage des jeunes
• Trombinoscope anim
• Inventaire en rab ! (trousseau)
• Affiche "je suis momentanément indispo"
• Liste des jeunes classiques + feuille émargement
• Prévoir enveloppe & imprimer fiche suivi pour argent de poche des jeunes

🧩 Ce qu'il faut ramasser à l'arrivée

Questions Recrutement Annonce Animateur Questions Organisation